Ваш заказ принял кто-то в чате...

Как мы вывели логистику из операционного тупика с помощью Telegram и Google Таблиц

Хочу также

#API

#таблицы

#Tg-бот

#amoCRM

Автоматизация отдела логистики

/

Проекты

/

Главная

Сфера деятельности клиента:

Вывоз и прием макулатуры

Представьте чат, где сидят 50 водителей. Туда падает новый заказ. Через секунду в чате начинается шторм из сообщений: «+», «беру», «я первый!».

Кто на самом деле был первым? Как не потерять заявку в этом потоке? Именно так каждый день начинался в компании «Эко-Планета». Эта ежедневная неразбериха стоила им времени, нервов и, в конечном счете, клиентов.

Знакомая картина? Рассказываем, как мы заменили этот многоступенчатый процесс одной кнопкой в CRM и сократили время на распределение заказа с часа до одной минуты.

Введение

Было:

День диспетчера как гонка с препятствиями

#Telegram-бот

#Google Таблицы

#amoCRM

CRM-системы
Интеграции и автоматизация
Разработка Telegram-ботов

Чтобы понять масштаб проблемы, давайте просто посмотрим на путь одного заказа до нашего вмешательства. Это был процесс из пяти шагов, каждый из которых создавал новые риски.

Ручной сбор данных. Логист открывал сделку в CRM и, как сапёр, начинал аккуратно копировать ключевые поля: «Откуда», «Куда», «Вес», «Контакт»... Одно неверное движение и машина поедет не на тот адрес.

Двойная работа. Все скопированные данные нужно было перенести в отдельную Google-таблицу для отчётности. Ещё один шаг, ещё одна возможность допустить опечатку.

Публикация в общий чат. Далее логист формировал сообщение и отправлял его в Telegram-канал, где находились десятки перевозчиков.

Попытка разобраться в ответах. Сразу после публикации в чате начиналась неразбериха. Перевозчики писали в комментариях: «возьму», «+», «готов», «я первый». Понять, кто действительно откликнулся первым и был ли он свободен, было практически невозможно без дополнительных звонков и уточнений.

Ручная фиксация. Наконец, найдя исполнителя, диспетчер снова возвращался в таблицу, чтобы вручную вписать, кто и какой заказ взял.

К чему это приводило на уровне бизнеса:

бизнеса:

Дорогостоящие ошибки: Неправильно скопированный адрес или телефон приводил к сорванным заказам и прямым убыткам.

Непрозрачность:
Руководитель не мог в реальном времени видеть, кто из водителей занят, а кто простаивает. Вся информация была в голове у диспетчера.

Выгорание сотрудников:
Вместо того чтобы оптимизировать маршруты и решать реальные логистические задачи, диспетчеры превращались в операторов по копированию данных.

Задержки и потери:
На один заказ уходило от 20 минут до двух часов драгоценного времени. За это время клиент мог легко найти более расторопного конкурента.

Стало:

Система «Одна кнопка», которая наводит порядок

Формирование «путевого листка» за 1 секунду. В карточке сделки amoCRM появилась кастомная кнопка. При её нажатии система сама собирает все ключевые данные из полей и формирует идеально структурированное примечание по заказу. Никакого копирования и риска ошибки.

Мгновенная и умная отправка заказа. Вторая кнопка — «Отправить перевозчикам». Система отправляет готовый заказ в Telegram-канал, но теперь он дополнен интерактивной кнопкой «Принять заказ».

Автоматическая фиксация и делегирование. Как только первый из перевозчиков нажимает на кнопку «Принять», система действует как идеальный ассистент:

Мгновенно закрепляет заказ за ним, делая кнопку неактивной для остальных.
Автоматически отправляет ему в личные сообщения все детали заказа, включая контакты клиента.
Самостоятельно создаёт запись в учётной Google-таблице, указывая, кто, когда и какой заказ принял.

Диспетчер в этом процессе — наблюдатель, который контролирует идеально работающий механизм, а не крутит его педали вручную.

Cистема управлением:

Филиалами, складами, сотрудниками и партнерами

Оповещения в телеграме:

Об изменении, закреплении и принятии заказов

Развитие системы:

Гибкое управление «своим» и «внешним» транспортом

На следующем этапе клиент захотел разделять заказы: часть отдавать внешним партнерам, а часть — собственному автопарку. Мы усовершенствовали систему, добавив в сделку всего одно поле «Тип перевозки».

Теперь система сама определяет дальнейший маршрут заказа:
Если выбран «Внешний перевозчик», заказ уходит в общий Telegram-канал по стандартной схеме.

Если выбран «Наш транспорт», заказ попадает во внутреннюю Google таблицу. Там в специальной ячейке появляется выпадающий список со свободными штатными водителями. Диспетчеру остаётся только выбрать нужного, и водитель тут же получит персональное уведомление со всеми деталями в Telegram.

Так мы создали управляемую двухконтурную систему, где внутренние и внешние потоки заказов никогда не пересекаются.

Что бизнес получил в итоге: цифры и фвкты

Внедрение системы полностью преобразило отдел логистики, превратив его из «бутылочного горлышка» в конкурентное преимущество.

цифры и факты

Скорость реакции: Перевозчики видят и принимают заказы мгновенно, что напрямую влияет на качество клиентского сервиса.

Надёжность: Полностью исключены ошибки ручного ввода данных, которые приводили к срывам заказов.

Эффективность команды: Диспетчеры перестали быть заложниками рутины и смогли сфокусироваться на задачах, где действительно нужен человек.

Время распределения заказа: 20-120 минут → 1-2 минуты. Экономия до 98% времени диспетчера.

Хотите

такой

же проект?

Кратко опишите свою задачу, и мы свяжемся с вами в кратчайшие сроки для подробной консультации.

Ещё

наши проекты

Смотреть все проекты

корпоративный сайт

Автоматизация отдела логистики