Задачи из чата с клиентом попадают на Kanban за секунды Чат, почта и Telegram в одной системе

О клиенте и задаче

Клиентом проекта стал Rubtsov.pro, который разрабатывает собственные решения для автоматизации процессов. Основная задача заключалась в создании AI-таск-трекера «Атаска», который бы интегрировался с мессенджерами Telegram и MAX. Бизнес сталкивался с проблемами, когда задачи терялись в потоке сообщений, а ручной ввод данных отнимал много времени у сотрудников.

Агентству было важно создать единое пространство, где можно было бы видеть все задачи и их статусы, а также избежать дублирования поручений. Ситуация требовала решения, которое бы оптимизировало рабочие процессы и увеличивало продуктивность команды.

Проблема

Каждый день менеджеры тратят 15-30 минут на копирование задач из мессенджеров в таблицы. Это не просто временные затраты. Ошибки, возникающие при ручном вводе, приводят к дублированию задач и путанице с приоритетами. В итоге, сотрудники теряют контроль над проектами и не могут сосредоточиться на выполнении своих обязанностей.

Клиенты часто сообщали о своих просьбах в чате: «сделайте до пятницы», и эта информация терялась среди других сообщений. Заявки из почты также не учитывались в общем потоке работы, что создавало дополнительные сложности. Без единого места для отслеживания задач, работа команды была сложной и неэффективной.

Зарубежные SaaS-системы не подходили, так как не учитывали особенности работы с мессенджерами, принятыми в России, и не могли обеспечить централизованное назначение задач. Это создавало риски для бизнеса, так как менеджеры не могли должным образом контролировать выполнение задач и сроки их исполнения.

Решение

Созданный AI-таск-трекер «Атаска» стал полноценным решением для автоматизации работы с задачами. Теперь менеджеры могут создавать задачи из чатов с клиентами за 10-20 секунд, просто подтверждая их через бота. Это значительно сократило временные затраты на ввод данных и исключило дублирование задач.

Для собственника бизнеса это означает: улучшенный контроль за всеми задачами и проектами, возможность быстро реагировать на запросы клиентов, а также снижение рисков, связанных с ошибками. Вся информация теперь обрабатывается в едином пространстве, что позволяет избежать путаницы и сосредоточиться на важнейших задачах.

Менеджеры получили возможность работать более эффективно. Они теперь могут сосредоточиться на выполнении задач, а не на их оформлении. Вместо 15-30 минут на копирование задач, они тратят всего несколько секунд. Это позволяет увеличить продуктивность и снизить нагрузку на сотрудников.

Склад и бухгалтерия тоже выигрывают от нового подхода. Теперь все задачи, связанные с логистикой и финансами, фиксируются в одной системе. Это улучшает прозрачность работы и облегчает процесс учета. Уведомления о дедлайнах и статусах задач помогают всем участникам процесса оставаться на одной волне.

Результаты

В результате внедрения AI-таск-трекера «Атаска» было достигнуто множество положительных изменений. Команда поддержки Rubtsov.pro смогла сократить время на ввод задач на 90%. Это значит, что вместо нескольких часов в день на рутинные операции, менеджеры теперь тратят время на решение более важных задач и общение с клиентами.

Система также показала свою эффективность в отношении контроля. Все задачи теперь можно отслеживать в режиме реального времени, что позволяет быстро реагировать на изменения и приоритеты. Продуктивность команды возросла, а клиенты стали получать более качественное обслуживание.

Кроме того, продукт стал готовым к SaaS-масштабированию. С введением токенной модели, команда может эффективно управлять подписками и ресурсами. Прозрачная модель тарифов позволяет легко настраивать использование системы под потребности бизнеса.