Связали Google Таблицы и Bitrix24 для Лаком Убрали хаос в уведомлениях

О клиенте и задаче

Лаком — российский производитель лакокрасочных материалов, который активно использует интернет-магазин и операционный учёт в Google Таблицах. Заказы на производство, склад готовой продукции и сырья изначально вели жизнь в таблицах, в то время как команда работала в CRM-системе Bitrix24 и использовала Telegram для коммуникации.

С целью улучшения взаимодействия между различными отделами, было принято решение о создании интеграции между Google Таблицами и Bitrix24, которая позволила бы автоматизировать процесс уведомлений и управления заказами. Важно было сделать так, чтобы изменения статусов и комментариев мгновенно доходили до нужных сотрудников.

Проблема

На момент начала проекта у Лаком была характерная для растущих производств картина: учёт в Google Таблицах, работа с CRM Bitrix24 и использование Telegram, однако связка между системами оказалась ненадежной и неэффективной.

Разрозненные процессы и ручная маршрутизация. Таблица «Заказы на производство» служила главным источником информации, но уведомления о новых заявках, изменениях статусов и комментариев осуществлялись через серверный webhook. Привязка между именами менеджеров и сотрудниками Bitrix24 хранилась в JSON-файлах, что требовало ручной правки при изменении сотрудников.

Производственные маркеры без достоверной аналитики. В таблице использовались маркеры этапов, однако время фиксировалось как полночь, и аналитика о времени переходов этапов была искажена. Это усложняло процесс анализа производительности.

Склад и снабжение без единого центра управления. Складская информация хранилась в отдельных таблицах, а уведомления о минимальных остатках не были централизованы, что приводило к ложным напоминаниям и путанице.

Нет операционной аналитики для руководства. Руководители нуждались в оперативной аналитике по заказам и производительности, но не имели доступа к удобным дашбордам для анализа.

Решение

С целью устранения всех вышеупомянутых проблем была разработана централизованная панель интеграций google.lakom-st.ru. Панель включает три основных раздела: «Менеджеры», «Сотрудники Bitrix24» и «Аналитика заказов». Теперь без участия программиста можно настраивать каналы уведомлений, что значительно упростило процесс управления.

Центральная панель интеграций. Создан защищённый интерфейс, где сотрудники могут легко менять настройки уведомлений. Теперь при появлении новой заявки на производство она сразу попадает в соответствующий отдел, а статус «Готов» автоматически отправляется на склад.

Контур «Заказы на производство». Связь с сервером осуществляется каждые 3 минуты с помощью cron, что позволяет избежать перегрузок системы и обеспечивает актуальность данных. Apps Script теперь фиксирует время кликов по маркерам с точностью до секунд.

Контур склада. Создана отдельная книга для учёта готовой продукции и сырья, что позволило интегрировать уведомления о состоянии остатков и минимальных значениях.

Эскалация и аналитика. Внедрён модуль для эскалации уведомлений руководителям при отсутствии реакции на напоминания, а также интерактивный дашборд для анализа KPI и других показателей.

Результаты

В результате внедрения системы, команда Лаком получила возможность автоматизировать процессы и упростить взаимодействие между отделами. Теперь каждый сотрудник получает уведомления в зависимости от своих задач, что сократило время на уточнение информации.

Измеримые эффекты включают:

• Сводка на больших листах теперь формируется за секунды вместо минут.
• Удалены 50 устаревших записей из базы данных, что увеличило точность данных.
• Ложные напоминания по удалённым позициям устранены — теперь уведомления приходят только по актуальным позициям.
• Маркеры фиксируются с точностью до секунд, что позволяет лучше контролировать производственные процессы.
• Создан единый интерфейс для управления всеми уведомлениями и настройками, что сократило количество правок кода и упростило процесс.